مدير مكتب
وصف الوظيفة
مدير مكتب
-
- Mohammed Bin Rashid Al Maktoum Foundation
-
دبي, الإمارات
قبل 18 يوما
2024/09/06
2024/09/06
$1,500 – $2,000
15-5 سنوات من الخبرة
الوصف الوظيفي
- تحديد وصياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب المدير التنفيذي.
- المشاركة في صياغة إجراءات إدارة مكتب المدير التنفيذي وكل ما يتبع له.
- استقبال زوار المدير التنفيذي.
- الإشراف على إظهار مكتب المدير التنفيذي بمظهر لائق من حيث النظافة والترتيب.
- مراجعة و اعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير التنفيذي ، وبيان ما تم تأجيله مع ذكر الأسباب التي دعت للتأجيل.
- إعداد خطة أسبوعية تتضمن جدول الأعمال الخاص بالمدير التنفيذي.
- مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير التنفيذي قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير.
- التأكد من حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير التنفيذي بشكل يضمن سلامتها وسرعة الوصول إليها عند الحاجة.
- مراجعة أعمال استلام البريد و الفاكس الوارد وفهرسة هذه المستندات قبل عرضها على المدير التنفيذي.
- راجعة أعمال استلام و إرسال رسائل البريد الالكتروني الخاصة بالمدير التنفيذي وفهرسة هذه الرسائل.
- مراجعة أعمال تسجيل البريد الصادر والوارد.
- حضور جميع الاجتماعات و الجلسات التي يكون المدير التنفيذي طرفاً فيها.
- مراجعة التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير التنفيذي وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
- مراجعة تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير التنفيذي ومتابعة قرار المدير التنفيذي بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها.
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسؤولي الصيانة من داخل المؤسسة ومن خارجها ومتابعة أعمال
- الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير التنفيذي.
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية في مكتب المدير التنفيذي.
- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لها المدير التنفيذي.
- مراجعة حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير التنفيذي وتنظيم رحلات العمل.
- تعليم وتوجيه أفراد السكرتارية والارتقاء بمستواهم الوظيفي، وتقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم.
- مساعدة الإدارة العليا في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف والتي لا تخالف قوانين وأنظمة المؤسسة والقوانين والأنظمة المعمول بها في الحكومة والتي تساهم في تحقيق هدف المؤسسة بناءً على طلب شخصي من الإدارة العليا.
المهارات
.
تفاصيل الوظيفة
- منطقة الوظيفة
- دبي الإمارات العربية المتحدة
- قطاع الشركة
- خدمات الدعم الإداري
- طبيعة عمل الشركة
- صاحب عمل (القطاع العام)
- الدور الوظيفي
- إدارية
- نوع التوظيف
- دوام كامل
- الراتب الشهري
- $1,500 – $2,000
- عدد الوظائف الشاغرة
- 1
المرشح المفضل
- عدد سنوات الخبرة
- الحد الأدنى: 5 الحد الأقصى: 15
- منطقة الإقامة
- دبي,الإمارات العربية المتحدة
- الجنس
- أنثى
قارن ملفك الشخصي مع المتقدمين الآخرين
