سكرتير تنفيذي
وصف الوظيفة
سكرتير تنفيذي والسعودية والامارات ، وظيفة اون لاين
سكرتير تنفيذي
-
- شركة رفل العقارية
-
الرياض · السعودية
اليوم
2025/01/25
2025/01/25
تحميل…
-
أرفق خطاب مع سيرتك الذاتية -
إتمام الإستبيان -
تتبع الشركة -
ازالة تتبع الشركة -
اطبع -
التبليغ عن إساءة استخدام -
شارك-
البريد الإلكتروني
-
ماسنجر
-
واتساب
-
واتساب
-
تويتر -
فيس بوك
-
الوصف الوظيفي
- إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهري الخاص بالمدير العام والرئيس التنفيذي
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام والرئيس التنفيذي
- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة والترتيب
- استقبال زوار الإدارة العليا والترحيب بهم
- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام والرئيس التنفيذي
- تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعائها
- استلام وتوجيه البريد والفاكس الوارد باسم الإدارة العليا وعرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات
- استلام وتوجيه وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإدارة العليا وفهرسة هذه الرسائل
- تسجيل البريد والفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا وفهرسة الفاكسات الصادرة
- كتابة محاضر جميع الاجتماعات والجلسات والتي يكون المدير العام أو الرئيس التنفيذي طرفاً فيها
- التحضير للاجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الاجتماعات الدورية وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع
- مساعدة الإدارة العليا في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف بناء على طلب شخصي
- استقبال وإجراء الاتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا وفهرسة أرقام التليفونات والعناوين
- تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام أو الرئيس التنفيذي ومتابعة قرار المدير العام أو الرئيس التنفيذي بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسئولي الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية للإدارة العليا وأفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لعقدها المدير العام أو الرئيس التنفيذي وتسجيل ذلك على النماذج الخاص
- حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا وتنظيم رحلات العمل
- تعليم وتوجيه أفراد السكرتارية المساعدين والارتقاء بمستواهم الوظيفي بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته وتقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
- كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال وما تم تأجيله مع بيان السبب ورفعه لمدير المكتب
- السكرتير التنفيذي مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية وجميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
المهارات
- اجادة اللغة الانجليزية تحدثا وكتابة
- تنظيم الاجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر
- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة باحتراف
- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت باحتراف
- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
- مهارة إدارة الوقت ، مهارة تعد المهام
- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
- مهارات الاتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل في توقيت واحد بدون ارتباك
- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية
المرشح المفضل
عدد سنوات الخبرة
الحد الأدنى: 5 الحد الأقصى: 10
منطقة الإقامة
الرياض,المملكة العربية السعودية
الجنس
ذكر
الشهادة
بكالوريوس/ دبلوم عالي
العمر
الحد الأدنى: 25 الحد الأقصى: 35
المستوى المهني
إدارة
التخصص
سكرتاريا
قارن ملفك الشخصي مع المتقدمين الآخرين
