ملخص مهام الوظيفة:

يهدف السكرتير إلى تقديم الدعم الشامل لمكتب الرئيس التنفيذي ومدير الشؤون الإدارية، وتنظيم الجدول الزمني والأعمال اليومية، وإدارة المكالمات والمراسلات الإلكترونية، وتنظيم الاجتماعات، وتحضير وإعداد المستندات والتقارير، والعروض التقديمية، والحفاظ على سرية المعلومات ومجموعة متنوعة من المهام الإدارية والتنظيمية.

المهام والمسؤوليات:

• إدارة مكتب الرئيس التنفيذي ومدير الشؤون الإدارية: تنظيم جدول المواعيد والاجتماعات، وإدارة المراسلات الواردة والصادرة، ومتابعة المهام والمشاريع المطلوبة.
• تنظيم الجدول والأعمال اليومية: تنظيم جدول الأعمال والمواعيد لضمان التنظيم والكفاءة في سير العمل. يشمل ذلك ترتيب الاجتماعات وتحديد الأولويات وتنظيم المهام اليومية.
• إدارة المكالمات والمراسلات الإلكترونية: استقبال وتوجيه المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات العامة. إدارة المراسلات الإلكترونية والتأكد من توجيهها إلى الأشخاص المناسبين والرد عليها بشكل مناسب.
• تنظيم الاجتماعات: الترتيب والتنسيق للاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك حجز القاعات وإعداد جدول الاجتماع وإرسال الدعوات وتجهيز المستندات اللازمة.
• تحضير وإعداد المستندات والتقارير: إعداد المستندات المطلوبة، مثل المراسلات الرسمية والتقارير والمذكرات والعروض التقديمية. يجب أن تتميز هذه المستندات بالدقة والتنسيق المناسب.
• الحفاظ على سرية المعلومات: ضمان سرية المعلومات الحساسة والملفات والوثائق المهمة، واتباع سياسات الحفاظ على الخصوصية والأمان.
• دعم إداري عام: تنفيذ المهام الإدارية العامة، مثل ترتيب السفر والإقامة وإدارة المستندات والملفات الإدارية وغيرها من المهام المساندة.
• القيام بأية أعمال يكلف بها من الرئيس المباشر وتتعلق بطبيعة عمله.