الوصف الوظيفي:

كمساعد إداري، ستكون مسؤولاً عن تقديم الدعم الإداري لضمان تشغيل المكتب بسلاسة وكفاءة. ستعمل على مساعدة المديرين والموظفين في مجموعة متنوعة من المهام المتعلقة بالتنظيم والتواصل. تشمل مهامك الرئيسية إدارة جداول الأعمال، وتنظيم الاجتماعات، والتعامل مع المراسلات، وإعداد التقارير، والحفاظ على السجلات والوثائق. ستكون مسؤولاً أيضاً عن التنسيق بين الإدارات المختلفة وتسهيل تدفق المعلومات داخل المنظمة.

المسؤوليات:

• إدارة وصيانة جداول المديرين وتنسيق المواعيد والاجتماعات.
• تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
• إعداد وتحرير الوثائق والتقارير والعروض التقديمية.
• المساعدة في إعداد التقارير الدورية والملخصات.
• التعامل مع ملفات المكتب والحفاظ على النظام العام للوثائق.
• دعم الإدارات الأخرى في المهام الإدارية حسب الحاجة.
• التواصل مع العملاء والموظفين لضمان سير العمل بسلاسة.
• السفر بين المدن عند الضرورة لأداء المهام الإدارية.